¿Se les ha ocurrido alguna vez comenzar a construir una casa por las ventanas? Es una cuestión que a nadie se le ocurriría, ¿verdad?
Pues es curioso que cuando se trata de estrategias de comunicación tengamos una tendencia tan alta a comenzarla más arriba de los cimientos. Y luego, cuando no ocurre lo que esperábamos, nos lamentamos y buscamos responsables, sin pararnos a analizar, desde dentro, dónde o en qué hemos fallado.
Es cierto que muchos gerentes de PyMEs, que no tienen presupuesto para un departamento de comunicación, se dejan aconsejar por aquellos colaboradores externos en quienes han depositado su confianza y piensan que van a estar del lado de su cliente. Es cierto que, desgraciadamente, esto no ocurre en muchos de los casos. Y es cierto que esas relaciones de confianza se acaban rompiendo cuando el cliente considera que la confianza se ha quebrado…
En Sapiens&NewMedia nos gusta mucho hacer didáctica en nuestros clientes. Y vayan aquí algunas pistas para que las PyMEs puedan tomar decisiones más acertadas en cuanto a estrategias de comunicación se refiere…
1.- Sentar las bases de la comunicación.
Mi primera propuesta es sentar las bases de la comunicación de la organización. Sentar las bases significa pararnos a analizar qué estilo tenemos y hacer de ese estilo el estilo de los ejes de comunicación que vamos a definir.
Para un adecuado desarrollo de la cultura digital de una organización, es más fácil analizar el estilo que ya venimos utilizando con todos nuestros públicos objetivos, que desarrollar un nuevo estilo que tengamos que hacer permeable a toda la organización. Normalmente esta cuestión se hace justo al revés. Se piensa, por parte de los profesionales de la comunicación, cuál sería el estilo óptimo de la comunicación para esa compañía y se pretende cambiar a todo el mundo desde esa definición.
Pues sepan que es mucho más fácil hacerlo a la inversa: analizar cómo estamos comunicando hasta ahora, qué aspectos de nuestra comunicación gustan a nuestros públicos y mantener esa línea para que todo el mundo se integre de manera sencilla en los ejes de comunicación que definamos. Esta propuesta manifestará su máxima utilidad cuando pidamos a todos los colaboradores de la organización que sean partícipes de comentarios y opiniones en los diferentes canales en los que comuniquemos.
2.- Definir los ejes de nuestra comunicación.
Una vez que hemos adaptado nuestra comunicación al estilo existente en la organización es el momento de definir los ejes sobre los que vamos a trabajar en el corto y medio plazo siguiente.
La definición de ejes de comunicación es algo de lo que siempre se habla en cualquier plan, por escueto que sea. De una manera clara y sencilla, definir los ejes de nuestra comunicación es escoger las líneas de comunicación que deseamos que lleguen a nuestros públicos objetivos. Estos ejes de comunicación deben contener también los objetivos que pretendemos alcanzar con las políticas de comunicación que estamos creando.
Cualquier organización llega a varios públicos objetivos que requieren una comunicación diferente. Unos necesitarán una comunicación más basada en la parte más técnica de nuestro producto o servicio. Otros requerirán saber de las acciones de responsabilidad social que lleva a cabo nuestra organización. Otros necesitarán saber de la estructura y solidez de la compañía. No es necesario irse a frases grandilocuentes para definir los ejes. Es necesario hacerlo sencillo, comprensible a todo el mundo… Partiremos de analizar quiénes tienen relación con nuestra organización y definiremos una estrategia para comunicarles cosas de su interés permanentemente.
3.- Elegir los canales que vamos a utilizar.
En el mundo actual este punto es de vital importancia. La tecnología ha provocado que tengamos una infinidad de herramientas para comunicar. Hemos de tener en cuenta que no todas nos interesan.
La forma de elegir los canales más idóneos para nuestras comunicaciones organizacionales es analizar las características fundamentales de cada uno de ellos y ver qué nos aportan para trabajar los ejes de comunicación que hemos definido. Nos encontraremos con canales para comunicarnos hacia el exterior de nuestra compañía y canales para hacerlo hacia dentro. Ambos son importantes.
Una vez conocidas las particularidades de cada canal, estableceremos cuáles son los óptimos para conseguir mis objetivos de comunicación. No es necesario que nos comuniquemos con todos los públicos por todos los canales seleccionados. De hecho, esa selección ha de estar realizada para dar a cada uno de nuestros públicos exactamente lo que necesita y lo que le gusta.
4.- Elegir qué acciones de comunicación van a llegar a cada uno de nuestros públicos.
Llegados a este punto en el que ya tenemos un estilo definido, unos ejes marcados y unos canales seleccionados, ahora sí es el momento de pensar en acciones concretas y no antes.
Lo que suele ocurrir es que las acciones se piensan antes de realizar los tres pasos anteriores y la comunicación se torna realmente complicada en la implementación de esas acciones, llegando a fracasar en muchas ocasiones o a no llevarse a cabo en otra gran parte.
Sólo aquellas acciones que están pensadas en este punto y teniendo en cuenta los aspectos anteriores, llegarán a nuestros públicos tal y como hemos planificado. Al tratarse de comunicación, y en la comunicación interactúan diferentes personas, hemos de observar cómo llega nuestra comunicación a nuestro público y realizar las oportunas correcciones para que nuestros mensajes lleguen siempre como nosotros queremos. Nosotros, emisores de nuestra comunicación, somos los únicos responsables de que cada persona que recibe nuestro mensaje lo interprete como a nosotros nos gustaría.
5.- Analizar que toda la comunicación tiene una coherencia.
Este análisis ha de ser continuo. La coherencia comunicativa de una organización va a influir directamente sobre su reputación, tanto en el mundo offline, como en el mundo online.
Con todos los medios que tenemos a nuestra disposición, hemos de ser mucho más prudentes en todas nuestras acciones. La única forma de que esa coherencia sea una realidad es que toda la comunicación esté enmarcada dentro de unas políticas y unos estilos profundamente definidos e implantados a lo largo y ancho de la organización. Algo que te lo da un buen plan estratégico de New Media, donde no sólo se recogen los aspectos relativos a la comunicación tradicional, sino también a la comunicación online, una cuestión que, cada vez, tiene más relevancia en nuestro día a día.
Y tú… ¿cómo lo haces? Si necesitas consultar cualquier duda o algo de este post no te ha quedado claro, aquí estoy… a tu disposición!!
¡¡Feliz día del trabajo!!
